Zo waardevol als de taak
die je hem geeft
We zijn begonnen met de taken die ondernemers het meeste tijd kosten en de minste vakmanschap vragen. Want dat is precies het werk dat jij niet meer hoeft te doen.
Factuurverwerking
Het probleem
Facturen komen overal vandaan. Per mail, als pdf, soms als foto via WhatsApp. Ze moeten gecheckt worden op bedrag, btw, leveranciersnaam en opdrachtnummer. Dan ingeboekt. Dan doorgestuurd naar de boekhouder.
Per factuur kost dat 8 tot 15 minuten. Een gemiddeld MKB-bedrijf verwerkt 20 tot 60 facturen per week. Reken maar uit.
Hoe de assistent het aanpakt
De assistent monitort je mailbox. Elke inkomende factuur wordt automatisch herkend en geanalyseerd op:
- Leveranciersnaam, factuurnummer, datum, vervaldatum
- Bedrag exclusief btw, btw-bedrag en btw-percentage
- Vergelijking met eerdere facturen van dezelfde leverancier
- Koppeling aan opdrachtnummer
- Correctheid van btw-berekening
Alles klopt: assistent boekt automatisch in of zet klaar met “alles klopt”-melding.
Afwijking: assistent legt het aan jou voor met korte uitleg. “Bedrag 23% hoger dan vorige maand.”
Onbekend: altijd naar jou, altijd met een vraag. De assistent handelt nooit zelfstandig bij twijfel.
Het resultaat
De volgende use cases
De setupfee betaal je maar één keer. Elke extra use case kost alleen de licentie.
Contractbeheer
Contracten met leveranciers en klanten sluipen weg in mappen en mailboxen. Verlengingsdata worden gemist. Prijsindexaties worden niet gecheckt. De assistent houdt de looptijden bij en vraagt of je actie wil ondernemen.
Urenadministratie
Medewerkers en freelancers leveren uren aan in alle formaten. De assistent verzamelt de urenbriefjes, controleert ze op volledigheid, koppelt ze aan de juiste opdracht, en zet ze klaar voor facturatie of salarisverwerking.
Offertebeheer
Offertes die je stuurt, moet je opvolgen. Maar dat wordt vergeten, want je bent bezig met klanten die al ja hebben gezegd. De assistent houdt bij welke offertes openstaan en stuurt een reminder als een offerte te lang open staat.
Zo werkt het in jouw branche
Elke sector heeft zijn eigen factuurstromen en administratieve complexiteit. De assistent past zich aan.
Uitzendbureau
Flexwerkers werken bij klanten. Elke week leveren die uren aan. Elke week komen er facturen van payrollbedrijven of ZZP’ers. Die moeten gecheckt worden tegen de geplaatste uren, de afgesproken tarieven en de juiste btw-codes.
De assistent verwerkt uren en facturen, controleert op afwijkingen, en koppelt alles aan de juiste opdracht. Jij ziet alleen de uitzonderingen.
Download one-pager uitzendbureausHoreca
Leveranciersfacturen voor dranken, voeding en schoonmaak komen dagelijks binnen. Sommige leveranciers rekenen iets meer dan besteld. Kleine afwijkingen, maar over een jaar opgeteld significante schade.
De assistent controleert elke factuur tegen de inkooporders of vaste prijsafspraken. Afwijkingen gaan altijd naar jou. Alles wat klopt, wordt automatisch verwerkt.
Download one-pager horecaBouw en installatie
Onderaannemers sturen facturen die je moet controleren op het aantal uren, het afgesproken uurtarief, en de fase van het project. Als je betaalt voor uren die nog niet zijn gemaakt, loop je achter de feiten aan.
De assistent koppelt elke factuur aan de bijbehorende opdracht en werkbriefje. Klopt alles? Automatisch klaargezet. Klopt er iets niet? Naar jou, met een heldere uitleg.
Schoonmaak en facilitair
Jij werkt met oproepkrachten, vaste medewerkers en soms onderaannemers. Uren variëren per week en per klant. Aan het einde van de maand moeten alle uren uitgedraaid worden per klantlocatie.
De assistent verzamelt de uurgegevens, controleert ze op compleetheid, en zet de facturatiebasis klaar. Jij hoeft niet meer handmatig te zoeken wie wat heeft gedraaid.
Productie en maakbedrijf
Grondstoffen, gereedschap, onderhoudscontracten, ingehuurde technici. Jij koopt van tientallen leveranciers, allemaal met hun eigen factuurformaten en betaaltermijnen.
De assistent normaliseert al die facturen naar een consistent formaat, controleert op dubbele facturatie, en zorgt dat alles op tijd wordt ingeboekt.
Jouw sector er niet bij?
Neem contact op. We kijken graag of jouw specifieke administratieve last past bij wat de assistent nu al kan, of bij wat we als volgende bouwen.
Neem contact opPlan een demo in. 45 minuten. Jouw administratie als voorbeeld.
We laten je precies zien hoe de assistent werkt voor jouw sector en berekenen samen jouw ROI.